หน้าแรก > คอมพิวเตอร์, เก็บมาฝาก > ใช้ชีวิตแบบไร้รอยต่อ ด้วย Google ภาคสามนี้ขอคุยเรื่อง Google Docs

ใช้ชีวิตแบบไร้รอยต่อ ด้วย Google ภาคสามนี้ขอคุยเรื่อง Google Docs

image

Google เขาพัฒนาต่อเนื่องจริงๆ ครับ หลังจากผมเขียนถึงบริการต่างๆ ของ Google ไปในตอนแรก และ ตอนที่สอง หมาดๆ ตื่นมาเมื่อเช้าอ่านข่าว … เฮ้ย Google เปิดตัวโปรเจ็คใหม่ the Google+ project ว่ะ? สำหรับคนที่ยังไม่รุ้ว่ามันคืออะไร เอาแบบคร่าวๆ มันคือ โปรเจ็ค Social Network ของ Google ครับ แต่ถ้าอยากรู้รายละเอียด แนะนำให้อ่านบทความของ Techcrunch ดีกว่าครับ เพราะมันคงได้ความสดใหม่มากกว่าที่จะให้ผมแปลสรุปมาให้อ่านกันตรงนี้ และนอกจากนี้ ผมยังไม่ได้มีโอกาสเล่น Google+ เพราะว่ามันยังเป็น Limited Field Trial ครับ ต้องได้รับ Invite ถึงจะได้เล่นอะ และแน่นอน ส่วนใหญ่คนได้รับ Invite ก็จะอยู่นู่น อเมริกา และเป็นพวกขาใหญ่ๆ ไม่ใช่ไอทีต๊อกต๋อก บล็อกเกอร์ต๊อกต๋อยแบบผมนี่ อิอิ … ในบล็อกของผม ผมอยากขอพูดถึงสิ่งที่ผมพูดได้ดีกว่า และสิ่งนั้นที่ผมอยากพูดถึงก็คือ อีกบริการหนึ่งของ Google ที่ช่วยให้เราใช้ชีวิตได้อย่างไร้รอยต่อ นั่นคือ Google Docs ครับ

เรื่องราวอันมีสาระที่นำมาเสนอนี้สนับสนุนโดย

  • Dell Thailand : รัก Dell ชอบ Dell อย่าลืมกด Like Facebook Fan Page ของ Dell นะครับ ทุกคำถามคาใจเกี่ยวกับ Dell ที่ Fan Page มีคำตอบ … หากหาคำตอบไม่ได้ ก็ถามใหม่ซะเลย Smile
  • ร่วมเสวนาผ่านทางTwitter Timeline พบกับ @AdeccoThailand และ @kafaak กับ #hrtwt ที่จัดกันเป็นประจำทุกวันเสาร์เวลา 9:00น. ในหัวข้อเกี่ยวกับแง่มุมในการทำงานรูปแบบต่าง ๆ พร้อมร่วมลุ้นบัตร Starbucks มูลค่า 200 บาท จำนวน 1 รางวัล เป็นประจำทุกสัปดาห์
  • i-mobile 3GX สปีดล้ำแบบ 3G ตัวจริง กับ 3 เหตุผลที่คุณควรเลือกใช้ 1) ความเร็วสูงสุด 7.2Mbps 2) เป็นผู้ให้บริการที่มียอดผู้ใช้บริการสูงสุดในกลุ่ม MVNOs ของ TOT3G และ 3) บริการหลากหลาย ทั้งซิมเติมเงิน และซิมรายเดือน พร้อมแพ็กเกจมากมาย สนใจรายละเอียด คลิกเลย

Samsung Socially Smart

และที่สำคัญ วันนี้จนถึง 1 สิงหาคม 2554 นี้ อยากให้มาร่วมสนุกกับกิจกรรม “ค้นหาแฟนพันธุ์แท้บล็อกนายกาฝาก” ชิงรางวัลกันด้วยครับ อ่านรายละเอียดได้ที่นี่เลย

เอาละครับ มาเข้าเรื่องราวของเรากันต่อได้เลย

image

หากคำนึงถึงเรื่องลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์แล้วละก็ โปรแกรมชุด Microsoft Office นี่ก็หลายเงินอยู่นะครับ แม้หลังๆ Microsoft จะวางจำหน่ายเวอร์ชันสำหรับนักเรียนและผู้ใช้ตามบ้าน ที่เรียกว่า Home and Student มาแล้ว แต่ก็ยังอยู่ที่ $150 (ประมาณ 4,6xx บาท) สำหรับเวอร์ชันล่าสุด คือ Office Home and Student 2010 หากซื้อออนไลน์จาก Microsoft โดยตรง แต่หากหาเป็น Box ในเมืองไทย ตอนนี้น่าจะอยู่ที่ 3,900 บาท

แต่ก็ไม่ใช่ว่าโลกนี้จะไม่มีของฟรีซะทีเดียวนี่ครับ ของฟรีอย่าง OpenOffice.org หรือ LibreOffice ก็เป็นโปรแกรมชุดออฟฟิศที่สามารถใช้งานได้ดี และสามารถดาวน์โหลดไปใช้ได้ฟรีๆ ด้วย คำถามจึงมีอยู่ว่า แล้วทำไมผม (หรือท่านผู้อ่านทั้งหลาย หรือองค์กรต่างๆ) ถึงควรจะเลือกใช้ Google Docs กัน? นี่แหละครับ คือสิ่งที่เราจะหาคำตอบกัน ว่ามันยังเหลือโจทย์อะไรที่โปรแกรมชุดออฟฟิศเหล่านี้ยังตอบไม่ได้ หรือได้ไม่ดี แล้ว Google Docs ได้เข้ามาตอบโจทย์เหล่านั้น … ซึ่งผมจะค่อยๆ พูดถึงไปทีละส่วนๆ ทั้งจุดเด่นและจุดด้อยนะครับ

Google Docs ใช้ฟรี ไม่ต้องมีติดตั้ง และอัพเกรดให้ทันสมัยอยู่เสมอ

image

โปรแกรมชุด Office ทั่วไปนั้น ไม่ว่าจะของเสียเงินอย่าง Microsoft Office หรือ ของฟรีอย่าง OpenOffice.org หรือ LibreOffice ก็ตาม จุดหนึ่งที่มีเหมือนกันก็คือ การที่จะต้องทำการติดตั้งโปรแกรมลงไปในเครื่องคอมพิวเตอร์ครับ แต่สำหรับ Google Docs นั้น ไม่ต้องทำแบบนั้นเลย เพราะเป็น Cloud Computing ดังนั้นตัวโปรแกรมจริงๆ จึงอยุ่ที่บนเซิร์ฟเวอร์ของ Google ขอให้เรามีเพียงอินเทอร์เน็ตบราวเซอร์ (แนะนำว่าเลือกเวอร์ชันที่รองรับ HTML5 และหากให้ดี ใช้ Google Chrome เถิดพี่น้อง) ก็สามารถใช้ Google Docs แล้ว และทำให้เราได้ใช้ Google Docs เวอร์ชันใหม่ๆ ที่ทาง Google อัพเกรดมาได้ทันที โดยไม่ต้องมาเสียเวลาติดตั้งหรืออัพเกรดเอง

แต่ความสามารถนี้นับว่าเป็นทั้งจุดเด่นและจุดด้อยในเวลาเดียวกันได้เลย โดยทั้งนี้ทั้งนั้นขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้งานครับ ในแง่ของการบริหารจัดการไอที ผู้ดูแลระบบจะชอบครับ เพราะว่าไม่ต้องมาวุ่นวายกับการตามอัพเกรดซอฟต์แวร์ให้ทันสมัย โดยเฉพาะถ้าเกิดจำนวนคอมพิวเตอร์ในองค์กรเยอะ การ Deploy ซอฟต์แวร์มันวุ่นวายครับ ต่อให้สามารถทำแบบเป็นหมู่คณะได้ หรือแม้แต่เป็นแบบ Unattended ก็ตามที … แต่มันจะปวดหัวตอนที่มันเกิดการอัพเกรดใหญ่ เปลี่ยนแปลงเยอะๆ User Interface เปลี่ยนไปมาก แล้วผู้ใช้งานก็เป็นพวกแฮปปี้มีความสุขกับเวอร์ชันเดิมๆ อยู่แล้ว ปัญหามันจะตามมาครับ เพราะผู้ใช้งานอาจไม่อยากเปลี่ยนไปใช้เวอร์ชันใหม่ แต่ว่าผู้ดูแลระบบจะไม่สามารถควบคุมไม่ให้มีการอัพเกรดได้

หากเป็นระดับองค์กรแล้วคิดจะนำไปใช้ ให้คิดเผื่อๆ ไว้ถึงเรื่องการฝึกอบรมใช้งานด้วยนะครับ เพราะอาจต้องทำอย่างต่อเนื่อง และมีการอัพเดตอบรมในเรื่องคุณสมบัติใหม่ๆ เป็นระยะๆ

ออนไลน์เข้าถึงเอกสารของเราได้จากทุกที่ และจากหลากหลายอุปกรณ์

imageด้วยความที่เป็น Cloud Computing ดังนั้น ขอให้มีอินเทอร์เน็ตและอินเทอร์เน็ตบราวเซอร์เหอะ เราก็สามารถทำงานเอกสารของเราได้สบายๆ แล้ว และที่สำคัญคือ ไม่จำกัดว่าจะต้องเป็นบนเครื่องคอมพิวเตอร์นะครับ จะเป็น Tablet หรือ Smartphone ขอให้มีบราวเซอร์ ก็สามารถเรียกใช้งาน Google Docs ได้ (แต่ความสามารถในการทำงานอาจจะจำกัด ไม่เทียบเท่ากับการใช้บนคอมพิวเตอร์ครับ)

การทำงานผ่านบราวเซอร์ และเก็บไฟล์เอกสารที่เราทำไว้บน Cloud เลยทำให้เราสามารถทำงานผ่านอุปกรณ์ที่หลากหลายได้อย่างไร้รอยต่อจริงๆ ยกตัวอย่างให้ดูซักนิดนะครับ … ตอนกลางคืนอยู่บ้านใช้เครื่อง PC บนโต๊ะทำงาน เข้าสร้างไฟล์เอกสารใหม่บน Google Docs จากนั้น ตื่นเช้ามาก็แบกโน้ตบุ๊กไปทำงานต่อที่ออฟฟิศ เราก็ยังสามารถเรียกไฟล์เอกสารที่เราทำเมื่อคืนออกมาทำต่อได้ และเมื่อถึงเวลาต้องเดินทางไปหาลูกค้า ระหว่างทางเราก็งัด iPad 2 3G 64GB ขึ้นมาแล้วแก้ไขไฟล์งานบน Google Docs ต่อได้สบายๆ เสร็จเรียบร้อย เมื่อถึงออฟฟิศของลูกค้า ต้องใช้โน้ตบุ๊กของลูกค้าในการต่อโปรเจ็คเตอร์นำเสนองานแทน ก็ยังสบาย เปิด Google Docs ดึงขึ้นมาได้เลย

imageแต่ ณ ตอนนี้ จุดบอดสำคัญของ Google Docs ก็คือ การทำงานแบบออฟไลน์ครับ … เมื่อก่อนนั้น Google มีโปรแกรมเสริมคือ Google Gear ซึงช่วยให้เราสามารถทำงานแบบออฟไลน์ได้ แต่ Google ก็ปลด Gear ออกจากการ Google Chrome ไปแล้ว (เหลือไว้แต่ Firefox 1.5-3.6 กับ Internet Explorer 6.0-8.0) โดยจะหันไปเน้นที่ HTML5 ซึ่งมีคุณสมบัติในเรื่องการประมวลผลแบบออฟไลน์แทน และค่อนข้างเป็นที่ชัดเจนว่าในอนาคต Google Docs จะใช้งานแบบออฟไลน์ได้แน่ๆ ด้วยพลังของ HTML5 แต่ ณ ตอนนี้ ก็ต้องปล่อยให้เรื่องของการทำงานออฟไลน์เป็นจุดบอดของ Google Docs ไปก่อนละครับ

โปรแกรมออฟฟิศครบเครื่อง

imageมัวแต่พูดถึงคุณสมบัติอื่นๆ จนเกือบลืมพูดถึงไปว่า Google Docs มีอะไรให้ใช้บ้างซะแล้วสิเนี่ย … Google Docs นั้นให้โปรแกรมชุดออฟฟิศมาค่อนข้างครบเครื่องเท่าที่จำเป็นครับ โดยมี

  • Documents ซึ่งเทียบได้กับ Microsoft Words
  • Presentation ซึ่งเทียบได้กับ Microsoft PowerPoint
  • Spreadsheet ซึ่งเทียบได้กับ Microsoft Excel
  • Drawing ซึ่งเอาไว้ทำพวกการวาดรูปร่างต่างๆ มันออกแนวๆ เกือบๆ Microsoft Visio (แต่ความสามารถไม่เท่า) ในรูปแบบ Microsoft Paint ซะมากกว่า
  • Form เป็นโปรแกรมสำหรับสร้างแบบฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูล ซึ่งเป็นจุดที่ผมว่าน่าสนใจ และเอาไปใช้ประโยชน์มากมายครับ เพราะสามารถทำแบบฟอร์มให้กรอกกันแบบออนไลน์ และเมื่อเสร็จแล้ว มันก็จะเก็บข้อมูลเป็นไฟล์ Spreadsheet ให้ พร้อมทั้งสามารถสรุปเป็นกราฟให้เราได้เลย
  • Collection เป็นเหมือนโฟลเดอร์ที่ทำหน้าที่จัดเก็บเอกสารที่สร้างให้เป็นหมวดหมู่มากกว่า

imageimageimageimageimage

ถามว่า Google Docs มีความสามารถสู้ Microsoft Office ได้ไหม? ขอแบ่งคำตอบออกเป็น 2 ส่วนแบบนี้ดีกว่าครับ

  • ในแง่การทำงานเอกสารธรรมดาที่ไม่ต้องการความซับซ้อนมาก Google Docs สามารถทดแทน Microsoft Office ได้อย่างสบายๆ ดังนั้นการเขียนจดหมายสมัครงาน เพื่อเตรียมพิมพ์ หรือการทำตารางคำนวณ Spreadsheet แบบพื้นฐาน หรือซับซ้อนไม่มาก หรือการทำไฟล์นำเสนอนี่ สบายๆ ครับ

ดูวิดีโอคลิปนี้สิครับ นี่คือ Presentation ที่ทำด้วย Google Docs ครับ

  • แต่ถ้าพูดถึงในแง่ของการทำงานระดับสูง เช่น จะทำ Mail Merge หรือ Print Label อะไรเทือกเนี่ย Google Docs ยังไม่ตอบโจทย์จ้า และไม่รู้ว่า Google จะทำไหม เหอๆ แต่ถ้าจะทำจริงๆ มันจะสะดวกไม่เลวนะครับ เพราะยังไง Google ก็มี Gmail อยู่แล้ว

Google Docs ทำงานคู่กับ Gmail ได้ดี

imageเวลาที่เราไปอินเทอร์เน็ตค่าเฟ่เพื่อเช็คอีเมล์ แล้วมีเพื่อนส่งไฟล์เอกสารมาให้เรา เราอยากจะเปิดดู แต่ไม่อยากเซฟลงไปในเครื่องคอมฯ ในร้านอินเทอร์เน็ตคาเฟ่เพราะกลัวลืมลบ จะทำยังไง? หากเรามี Gmail และใช้ Google Docs อยู่ละก็ มันจะเป็นเรื่องง่ายครับ เพราะ Gmail จะตรวจพบว่าเป็นไฟล์เอกสารซึ่ง Google Docs รองรับ (เช่นไฟล์ .ppt ที่เป็น Microsoft PowerPoint) แล้วเราก็เลือกคลิกที่ “ดู” มันก็จะทำการดาวน์โหลด แล้วส่งไปเปิดใน Google Docs แทน

image

เปิดไฟล์ขึ้นมาดูแล้ว ไม่ใช่แค่ดูได้อย่างเดียวนะครับ แต่ว่าสามารถแก้ไข เพิ่มเติม ปรับเปลี่ยนได้ทันที และหากพอใจแล้ว ก็สามารถเซฟเก็บไว้บน Google Docs ได้เลย เผื่อจะเอาไปทำต่อบนคอมพิวเตอร์ที่บ้าน บน Microsoft Office ก็สามารถดาวน์โหลดได้ภายหลัง หรือจะส่งเป็นอีเมล์กลับให้เพื่อน ก็สามารถทำได้เลย

รวมกันเราอยู่ Google Docs รองรับการทำงานเป็นทีมได้ดี

ข้อจำกัดของการทำงานกับไฟล์เอกสารปกติก็คือ มันทำงานพร้อมๆ กันหลายๆ คนกับไฟล์เอกสารเดียวไม่ได้ เวลาเปิดขึ้นมาก็จะเจอหน้าจอ Error บอกว่าไฟล์ถูกล็อกเพราะคนอื่นใช้อยู่

imageทางเลือกที่เป็นไปได้ก็คือเปิดแบบ Read-only คือ อ่านอย่างเดียว แก้ไขไม่ได้ หรือจะเซฟลงคอมฯ เราก่อน เพื่อแก้ไข แล้วค่อยว่ากันใหม่ แล้วถ้าเกิดไฟล์มีการเปลี่ยนแปลงล่ะ? เราก็อาจจะได้ไฟล์ที่ไม่อัพเดต หรือ ไฟล์ 2 ไฟล์ที่อัพเดตไม่เหมือนกันอะดิ

เรื่องนี้จริงๆ แล้ว Microsoft เขาก็ตระหนักดีแล้ว และได้ปรับปรุงฟีเจอร์ให้กับ Microsoft Office 2010 แล้ว ให้สามารถแก้ไขไฟล์ได้พร้อมๆ กันหลายๆ คน โดยเรียกคุณสมบัตินี้ว่า Co-authoring ครับ แต่ก็ไม่วายมีข้อจำกัด เพราะต้องเป็น Microsoft Office 2010 และต้องพึ่งพา Microsoft SharePoint Server ด้วย (เสียทั้งค่า License ของ Microsoft Office 2010 กับ Microsoft SharePoint Server และยังมี CAL [Client Access License] อีก)

imageแต่ถ้าเป็น Google Docs นี่จะหมดห่วงครับ เพราะรองรับการทำงานร่วมกันหลายๆ คนพร้อมๆ กัน เพียงแค่เราเลือกที่จะแชร์เอกสารนี้ให้คนอื่น ซึ่งทำได้ทั้งกำหนด User ไปเลยว่าใครบ้าง หรือจะแชร์แบบให้ใครก็ได้มาทำงานร่วมกัน โดยขอแค่มีอีเมล์ลิงก์มายังเอกสารก็พอ

เราจะเห็นแบบ real-time เลยว่าใครแก้ไขเอกสารตรงไหน จากอะไรไปเป็นอะไร และยังมีช่องสำหรับให้แชทกันระหว่างทำงานด้วย เรียกว่าทำงานกันสบายๆ เลยครับ

(ติดตามตอนต่อไป)

ก่อนจากกัน ขอทิ้งท้ายด้วยการพูดถึงผู้มีอุปการคุณกับบล็อกนานาสาระกับนายกาฝากอีกรายครับ…

สำหรับท่านผู้ใช้งาน Smartphone, iPad หรือ Tablet อื่นๆ DTAC ขอเสนอแพ็กเกจหลากความคุ้มค่าในการใช้งานให้เลือกทั้งแบบ Time-based คิดค่าใช้บริการตามเวลา และ Volume-based คิดค่าใช้บริการตามปริมาณข้อมูลที่ใช้จริง เริ่มต้นที่ 149 บาท/เดือน หรือเลือกที่จะหมดกังวลด้วย Unlimited Package ในราคา 790 บาท/เดือน (ราคายังไม่รวม VAT 7%)

สนใจ ติดต่อสมัครได้ที่ 1678 กด…หรือสำนักบริการดีแทค
รายละเอียดที่เว็บ http://www.dtac.co.th/page/?id=252
Facebook: http://www.facebook.com/dtacinternet


หากมีข้อสงสัยประการใด หรืออยากแบ่งปันความเห็นของท่าน ยินดีรับฟังและร่วมออกความเห็นได้ทาง Comment ด้านล่างนี้ หรือจะร่วมแชร์ความเห็นและความรู้ได้อีกหนึ่งช่องทาง เพียงแค่กด Like Facebook Fan Page ของผม ที่ http://www.facebook.com/kafaakBlog ครับ

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: